W procesie poszukiwania pracy poprzez ogłoszenia, „sieć kontaktów”, samodzielne zgłaszanie się do firmy, wskazane jest przedstawić dokumenty aplikacyjne (CV + list motywacyjny LM). Stanowią one bowiem źródło informacji o tym , że autentycznie zainteresowani jesteśmy przyjęciem do pracy. Ułatwiamy także osobie rekrutującej wstępne zapoznanie się z naszymi kwalifikacjami oraz skontaktowanie się, jeśli firma zainteresuje się zatrudnieniem nas.
Warto sobie uzmysłowić, że w firmach prowadzone są zwykle bazy danych dla rezerw kadrowych i zasobów ludzkich, a możliwość umieszczenia w nich naszego CV może sprawić, że kiedy proces rekrutacji zostanie rozpoczęty, pierwszym miejscem gdzie pracodawca będzie szukać kandydatów na powstałe wakaty, będzie właśnie firmowa baza danych. Dlatego, jeśli tylko będziemy mieli taką sposobność umieszczajmy swoje CV we wszystkich dostępnych nam bazach.
Bywa, że w ogłoszeniu podana jest informacja o przesłanie tylko CV, więc prześlijmy jedynie CV. W innych przypadkach należy przesłać oba dokumenty.Do standardowych wzorów dokumentów aplikacyjnych odnoszą się zasady przygotowywania dokumentow aplikacyjnych, które można stosować przy większości ofert. Warto podkreślić, że pierwsze wrażenie wywierane przez dokumenty aplikacyjne powinno być profesjonalne i skuteczne. Poza tym, nie ma jednego uniwersalnego pakietu dokumentów. Pewne informacje należy więc weryfikować i modernizować, mając na uwadze specyfikę firmy, w której ubiegamy się o pracę.
 Wszystkie informacje podane w dokumentach aplikacyjnych powinny być zgodne ze stanem faktycznym.
Prawdziwość większości  podanych informacji łatwo jest sprawdzić i zweryfikować. Już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej, osoby profesjonalnie zajmujące się rekrutacją są w stanie wychwycić większość  niekonsekwencji i niespójności w dokumentach aplikacyjnych kandydata.
PORADA: W dokumentach aplikacyjnych należy posługiwać się wyłącznie znanymi słowami.Należy także być przygotowanym na rozwinięcie wszystkich informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych.

PRZYPOMNIENIE: CV, to skrót od łacinskich słów "Curriculum Vitae', ktore oznaczają "przebieg życia".
Za pomocą CV przekazywane są potencjalnemu pracodawcy najważniejsze informacje na temat kandydata. CV to inaczej życiorys zawodowy.

 
Miejmy na uwadze fakt, że napisane przez nas CV jest dopiero pierwszym etapem rekrutacji kandydata. Aby nie zaprzepaścić szansy na zatrudnienie, zadbajmy o profesjonalne, dobrze skonstruowane i bezbłędne CV.
Forma CV, czyli jego wygląd powinien odpowiadać pewnym standardom, pomimo, że treści przedstawiane w życiorysie są inne u każdej z osób.
Podczas przygotowywania CV pomocne mogą być : www.niepelnosprawni.pl (zakładka praca),
Pracuj.pl, Praca.Gratka.pl
 
  F O R M A  CV
 
W CV umieszczamy wszystkie informacje, które są niezbędne do scharakteryzowania kandydata. Przedstawiamy je w zwięzłej formie, pamiętając, by był to dokument jasny przejrzysty. Życiorys przedstawiony w formie blokowej zawiera:
 
- CEL ZAWODOWY – ten punkt nie jest zazwyczaj wymagany przy pisaniu CV, natomiast podawany jest w przypadku, kiedy staramy się o konkretne stanowisko wymienione w ogłoszeniu. Np: Inżynier procesu, Specjalista informatyk, Główna księgowa, Specjalista ds. Marketingu, Doradca personalny etc.
 
- DANE PERSONALNE – Z umieszczonych danych powinno jasno wynikać, skąd jest kandydat i jak można się z nim skontaktować. Dane kontaktowe powinny być zawsze aktualne. Można także umieścić:stan cywilny, narodowość,uregulowany stosunek do służby wojskowej.
 
- WYKSZTAŁCENIE – wykształcenie odgrywa istotna rolę w znalezieniu pracy. Opisując swoje wykształcenie, stosujemy odwrotną kolejność, a mianowicie zaczynamy od ostatnio ukończonej szkoły. Nie wymieniamy szkoły podstawowej, ponieważ jest to powszechny obowiązek każdego.
Przykład:
2006r. – 2010r. Technikum  o profilu informatycznym
Uzyskany tytuł: Technik informatyk
 
- DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE – WAŻNE! w opisie wymieniamy tylko te miejsca pracy, które możemy udokumentować. Zaczynamy od ostatniego miejsca pracy, wymieniając okres zatrudnienia, nazwę firmy, zajmowane stanowisko ,zakres obowiązków lub nabyte umiejętności. Wymieniamy także praktyki, prace w wolontariacie, staże. Jeśli działaliśmy np.: harcerstwie, organizacjach uczniowskich czy studenckich, to tez warto wpisać, bowiem informujemy  potencjalnego pracodawcę o dodatkowych aktywnościach.
 
- UMIEJĘTNOŚCI – opisujemy faktycznie posiadane umiejętności ,wskazując na te, które mogą mieć znaczenie dla przyszłego pracodawcy:

• znajomość języków obcych z określeniem poziomu ich znajomości (np.: biegła w mowie, podstawowa w piśmie, komunikatywna, na poziomie średnio zaawansowanym).

Uwaga: należy realnie ocenić swoje umiejętności, bowiem podczas spotkania część rozmowy może odbywać  się  w wymaganym języku w celu sprawdzenia jego rzeczywistej znajomości. Warto wpisać odbyte kursy za granicą oraz certyfikaty potwierdzające nasze umiejętności.

• znajomość obsługi komputera  jest często wymaganą umiejętnością przez pracodawców. Opisując swoje umiejętności bądźmy szczerzy, bowiem łatwo je zweryfikować w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Nazwy programów komputerowych należy wpisać poprawnie. 
• obsługa urządzeń biurowych – np.: faks, skaner, kserokopiarka, ploter 
• obsługa maszyn – np.: obrabiarka CNC, gilotyna introligatorska 
• prawo jazdy –czas praktyki , kategoria 
• posiadanie uprawnień – np.: do obsługi   suwnicy, wózków widłowych, pracownicza książeczka zdrowia 
• inne umiejętności- jeśli uważamy za konieczne
• umiejętności społeczne – kompetencje społeczne i cechy pozytywne – wpisujemy wówczas, jeśli na żądanie pracodawcy  wysyłamy tylko CV bez listu motywacyjnego.

Przykłady umiejętności i mocnych stron:
-Łatwość nawiązywania kontaktów
-gotowość do doskonalenia
-dyspozycyjność
-punktualność
-dobra organizacja pracy
-uczciwość i sumienność
-umiejętność współpracy w grupie
-kreatywność, pomysłowość
-zdolności manualne i techniczne
 
- ZAINTERESOWANIA – to cenne źródło informacji o kandydacie. Mówi o jego sposobie spędzania czasu, pasjach, cechach charakteru. Należy wymienić około 2-4 i powinny być prawdziwe, konkretne, zgodne z charakterem i treścią pracy. Np.; siatkówka, brydż, filatelistyka etc. Dobrze jest  wskazać na pasje bezpośrednio związane z przyszłą pracą.
Warto zamieścić w drukowanych dokumentach aplikacyjnych wzmiankę: „Więcej informacji o mnie znaleźć można na mojej stronie internetowej www.jan.aplikant.pl”.
 Na końcu CV umieszczamy klauzulę :„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.Nr 133 poz.883)”
 
Zgoda jest ważna tylko wówczas, jeśli jest podpisana własnoręcznie. 
 
  
 
PRZYKŁADOWE WZORY CV można znaleźć w Internecie na :
GazetaPraca.pl,  Pracuj.pl, cv.porady.biz  lub w poradniku dla absolwenta.
Formatowanie CV – używamy czcionki Times New Roman, 12pkt, wyśrodkowujemy, pogrubiamy  nagłówek „CV”, w strukturze CV stosujemy normalny styl, wyrównanie do lewej w lewej kolumnie (Cel zawodowy...) i w prawej kolumnie (właściwy tekst).

PROBLEMATYKA ZAMIESZCZANIA ZDJĘĆ W CV

 
CV powinno zawierać zdjęcie (ale trzeba uważać na jego rozmiar). Nie powinien on przekraczać kilkudziesięciu kB. Zdjęcie powinno być formalne (np.legitymacyjne), dobrze zeskanowane i umieszczone zazwyczaj w prawym górnym rogu CV. Wstawianie zeskanowanego zdjęcia przeprowadzamy w analogiczny sposób jak wstawianie obrazu z pliku. W przypadku, jeśli mamy już wcześniej przygotowany dokument z umieszczonym zdjęciem, to możemy skopiować i wstawić w odpowiednie miejsce to zdjęcie do naszego aktualnie opracowywanego CV.  Aby efekt był oczekiwany, należy sformatować wstawione zdjęcie opcją "Formatuj obraz".
  

LIST MOTYWACYJNY

 
List przewodni, zwykle nazywany jest  listem motywacyjnym  LM (  ang. Letter of Motivation).Stanowi on odpowiedź na ogłoszenie, w której kandydat uzasadnia zainteresowanie danym miejscem pracy, a także skrótowo opisuje siebie i swoje doświadczenia. List motywacyjny LM powinien wskazywać na motywację, jaką kieruje się kandydat ubiegający się o pracę na danym stanowisku w danej firmie. Celem LM jest zachęcenie pracodawcy do zapoznania się z daną kandydaturą (przeczytania CV, zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną). W LM powinny znaleźć się informacje, które mogą mieć istotne znaczenie z punktu widzenia pracy o którą się ubiegamy. Dlatego też treść listu motywacyjnego ma być dopasowana do stanowiska, o jakie stara się kandydat, do firmy, branży i oczekiwań pracodawcy.
  
List motywacyjny nie jest powtórzeniem CV, ale stanowi odpowiedź na
konkretną ofertę pracy i musi być zaadresowany do konkretnego pracodawcy.
 
Wiele porad i wzorów LM można znaleźć w Internecie np : Kariera.pl,Pracuj.pl,GazetaPraca.pl etc.
 
Przygotowując list motywacyjny należy zadbać o zachowanie pewnych reguł i dokonać przemyśleń wskazanych poniżej:

• dlaczego chcemy pracować u danego pracodawcy oraz dlaczego należy zatrudnić akurat mnie,
• dowiedzmy się dokładnie o jakie stanowisko się ubiegamy i określmy swoje możliwości podjęcia pracy,
• celem listu jest przedstawienie siebie jako najlepszego kandydata na dane stanowisko, pamiętajmy jednak, żeby pisać prawdę, być wiarygodnym i przekonywującym,
• zwróćmy uwagę na krótką i zwięzła formę, umieszczoną na  kartce A4, około  25%- 40% strony,
• nie powielajmy informacji zawartych w CV, nie używajmy ogólnych stwierdzeń dot. własnej osoby, piszmy tylko o konkretach i popierajmy je faktami,
• zadbajmy, by list był w formie wydruku komputerowego, chyba, że pracodawca zażyczy sobie innej formy,
• trzymajmy się przyjętych standardów - list musi być elegancki, czytelny, nie może być zbyt długi, czcionka musi być odpowiedniej wielkości (nie mniejsza niż 12pkt.), prosta,
• nie stwarzajmy wrażenia listu  korespondencji seryjnej wysyłanej do wielu pracodawców, musi być skierowany do konkretnego pracodawcy,
• w liście pisanym do pracodawcy powinniśmy zawrzeć informacje o doświadczeniu, dobrze jeśli napiszemy skąd wiemy o ofercie pracy (z ogłoszenia prasowego, tablicy ogłoszeń),
• jeśli list piszemy do agencji doradztwa personalnego powinniśmy umieścić informację o doświadczeniu oraz oczekiwaniach od przyszłego pracodawcy i własnych planach rozwoju i kariery,
• określmy branżę i stanowisko, które nas interesuje,
• używajmy kartki formatu A4, zachowajmy przejrzystość i czytelność, stosujmy akapity,
• nasze dane osobowe  (imię, nazwisko, adres, tel), umieszczajmy w lewym górnym rogu,
• nazwę firmy, do której zwracamy się o pracę umieszczamy w  prawym górnym rogu, dobrze jest zwrócić się do konkretnej osoby i zacząć list od "Szanowny Panie", "Szanowna Pani",
• umieśćmy krótki nagłówek, który pomoże w szybkiej identyfikacji sprawy - nr sprawy (nr referencyjny,  stanowisko),
• dobrze, jeśli napiszemy w liście skąd wiemy o ofercie pracy ( "Dowiedziałem się o ofercie pracy z Gazety Wyborczej...),
• następnie napiszmy czego oczekujemy ("jestem zainteresowany stanowiskiem..", "poszukuję pracy na stanowisku..", "jestem zainteresowany podjęciem pracy na stanowisku..").
• opiszmy własne kwalifikacje - bez powielania informacji z CV (mocne strony, zalety np. kreatywność, samodzielność...),
• krótko opiszmy własne osiągnięcia i podkreślmy przydatność posiadanych umiejętności i doświadczeń dla firmy,
• zakończmy list: "Z poważaniem" i własnoręcznym podpisem,
• Należy wystrzegać się:
• długich nieczytelnych, udziwnionych listów, błędów ortograficznych, mało eleganckiego formatu,
• używania skrótów, sloganów, przepraszania, grożenia, ponaglania,
• kserowania listów motywacyjnych,
• pomyłki w nazwie pracodawcy, danych personalnych osób, do których się zwracamy,
• dołączania niepotrzebnych gadżetów w postaci - np. pełnowymiarowych zdjęć, maskotek, perfumowania listów,

 
 
 Większość osób i agencji rekrutujących pracowników twierdzi, że jeśli aplikacja nie spełnia co najmniej 70 – 80 % wymagań zamieszczonych w ogłoszeniu – to kandydatura aplikanta zostanie odrzucona już podczas selekcji przedwstępnej.